Les projets complexes requièrent de la structure. C’est pourquoi nous considérons les dépendances de tâches comme une partie essentielle de tout logiciel de gestion de projets. Dans la plupart des projets, certaines tâches ne peuvent pas commencer tant qu’une autre tâche n’est pas terminée. Ceci peut s'avérer difficile à gérer lorsque les projets sont d'envergure et contiennent plusieurs tâches qui dépendent de l'accomplissement d’autres tâches.

Nous croyons qu’un suivi efficace de l’information est nécessaire pour tous les gestionnaires de projets. Les statistiques et les rapports, deux spécialités de AceProject, permettent aux administrateurs de faire le suivi des activités se déroulant dans leur organisation et de choisir la façon de présenter les données.

Alors que certains gestionnaires de projets préfèrent des rapports basés sur Excel, d’autres préfèrent des graphiques. Le diagramme de Gantt est un support extraordinaire pour visualiser l'état d'avancement des projets et des tâches, comparativement aux rapports en tableaux qui requièrent une analyse plus exhaustive.

Les calendriers constituent la meilleure façon de voir les dates-butoir dans AceProject. Alors que les rapports organisent des données de façon spécifique et que les diagrammes de Gantt affichent l'état d'avancement du projet, le calendrier place toutes les tâches dans un affichage similaire à un agenda, par semaine ou par mois. De plus, toutes les tâches peuvent être ouvertes à partir du calendrier.

Notre module de feuilles de temps permet de saisir des heures de travail pour un projet ou une tâche spécifique. Suite à une demande d'approbation, un chargé de projet peut approuver ou rejeter les heures soumises. Finalement, des rapports de temps peuvent être générés pour effectuer le suivi des heures travaillées.

Le rapport de charge de travail affiche le nombre d’heures assignées à chaque utilisateur, sur une base quotidienne. Cela permet aux administrateurs de savoir si un utilisateur est surchargé ou sous-utilisé. Ainsi, la charge de travail peut être redistribuée adéquatement.

Tous les employés dans une organisation ont des rôles différents, ce qui nécessite l'octroi de droits d'accès propres à chacun. Certains utilisateurs peuvent avoir des droits d'accès qui varient d'un projet à l'autre alors que les administrateurs ont le plein contrôle sur toutes les données du système.

Notre système de notification par courriel est l’une des caractéristiques les plus populaires de AceProject. Ce système vous tient informé des activités auxquelles vous participez, sans avoir à être connecté à AceProject 24 heures par jour, 7 jours par semaine. Vous n’avez qu’à consulter les notifications par courriel pour connaître les changements.

Rares sont les projets qui ne requièrent pas de documentation. Au lieu d’envoyer les documents par courriel à plusieurs destinataires, téléchargez-les simplement sur vos tâches et projets. De cette façon, tous les utilisateurs assignés peuvent télécharger les documents lorsqu'ils en ont besoin, peu importe où ils se trouvent.

Une tâche peut demander qu’on consulte des documents additionnels. Notre fonctionnalité "fichiers joints" permet d’ajouter un fichier à une tâche. Que ce soit des images, des captures d’écran, des PDF ou des MP3, vous pouvez télécharger et consulter n’importe quel fichier, peu importe son extension.

Gagnez du temps en important vos données dans AceProject, spécialement si vous utilisez un autre système et planifiez de migrer vers AceProject. Les profils utilisateurs et les tâches s’importent dans AceProject rapidement et facilement, en une seule étape. Notre module d’importation vous permet d’ajouter des utilisateurs et tâches exportés d’un autre système en format CSV.

Que se soit pour faire des copies de sauvegarde ou simplement pour travailler hors ligne, notre module d’exportation Excel/CSV vous permet d’enregistrer vos données en format .xls ou .csv en quelques clics.

Bien qu’AceProject contienne plusieurs rapports, nous avons développé un outil qui vous permet de bâtir vos propres rapports. Il s'agit de notre fonctionnalité de rapports personnalisés.

Étant donné que chaque personne a des besoins différents, nous croyons qu’il est nécessaire que chacun puisse définir ses options dans AceProject en conséquence. Par exemple, chaque utilisateur peut choisir son fuseau horaire et format de date, et définir le nombre de tâches affichées par page. Ceci permet à chaque utilisateur de voir ses données à sa façon en plus d'améliorer l'expérience utilisateur.

Les forums de discussion peuvent être utilisés par tous les utilisateurs assignés à un projet pour partager des idées, problèmes, ou encore des connaissances. Les utilisateurs peuvent recevoir une notification par courriel lorsqu’une réponse a été ajoutée à un sujet.

Bien que l’interface d’AceProject soit disponible en anglais et en français, il est possible que vous ayez à collaborer avec votre équipe dans une troisième langue. Comme AceProject supporte les caractères non-latins de plus de 30 langues, vous pouvez entrer des données dans des langues comme le chinois, l’arabe ou le grec.

Pour qu’un projet ait du succès, il faut éviter les délais. Si vous gérez plusieurs tâches simultanément, il est possible qu'une d'entre elles vous échappe. C’est pourquoi vous pouvez configurer AceProject pour qu'il vous avise par courriel lorsque la date d'échéance de vos tâches assignées approchent ou sont passées.

Plusieurs organisations utilisent AceProject pour collaborer avec des ressources externes comme des clients ou des sous-contractants. Encore mieux, certains de nos clients utilisent AceProject comme extranet. Afin d’être conformes à leur image corporative, ces clients utilisent la fonctionnalité de personnalisation de l’image corporative.